Менеджмент: Информационные технологии в управлении, Реферат

РЕФЕРАТ

по курсу «Менеджмент»

по теме: «Информационные технологии в управлении»

1. Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

 

Информация – это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.

Довольно распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении.

Информационные технологии (ИТ) прошли несколько этапов:

1) ручная ИТ;

2) механическая ИТ;

3) электрическая ИТ;

4) электронная:

4.1. появление больших ЭВМ в конце 70-х;

4.2. появление больших ЭВМ в конце 80-х.

Особенность современных ИТ:

1) Распределённая компьютерная техника;

2) Дружественное программное обеспечение;

3) Развитые коммуникации;

4) Развитие сети Internet.

Основные этапы проектирования ИТ: предпроектное обследование, проектирование (технический проект, рабочий проект), ввод системы в действие, промышленная эксплуатация. Основные способы организации автоматизированных информационных систем: структурный и функциональный.

 

2. Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

 

Современное делопроизводство включает:

·           обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

·           организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

В результате документирования деятельности организации создается документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие:

·     организационная;

·     распорядительная;

·     организационная;

·     информационно-справочная;

·     по личному составу;

·     плановая.

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

1) в области обработки документов:

·     обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

·     создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

·     создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

·     обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;

·     исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:

·     обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

·     обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

·     сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

3) в области организации доступа к информации:

·     обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

·     Автоматизация документооборота заключается в комплексе автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов в организации.

В настоящее время существуют следующие системы автоматизации документооборота в организации:

1.         Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.

Основные функции документов:

-      сканирование документов;

-      запись на сервер;

-      классификация документов;

-      передача изображений на рабочую станцию;

-      поиск изображений по отдельным элементам;

-      рассылка и печать.

2.         Система оптического распознавания символов – для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.

Основные функции:

-      сканирование;

-      распознавание текста;

-      форматирование в текстовый файл.

2 вида систем распознавания символов:

-      обучаемые (FineReader);

-      интеллектуальные (Cunei Form).

3.         Система управления документами (DMS) – для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.

Основные функции:

-      индексирование документов

-      полнотекстовый поиск по ключевым словам;

-      ассемблирование документов;

-      организация доступа к документу независимо от места его хранения;

-      защита данных;

-      организация выдачи и возврата документа;

-      контроль версии документа;

-      рассылка документа.

Пример: Documentum.

4.         Система автоматизации коллективной работы над документами – для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами.

Основные функции:

-      электронная почта;

-      поддержка видеоконференций;

-      управление изображениями;

-      совместное использование документов;

-      маршрутизация;

-      календарное планирование.

Примеры: Lotus Notes, Group Wise, Links Work, Grup Ware, Дело

5.         Система автоматизации деловых процедур (АДП) (Work Flow System) предназначена для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов.

Основные функции:

-      описание бизнес – процессов организации и задание регламента их взаимодействия в увязке с реальными потоками документов (графический конструктор процедур);

-      организация хранения документов и возможность их просмотра;

-      организация атрибутивного и полнотекстового поиска документов;

-      ведение истории работы с документом с учетом трудозатрат на его подготовку;

-      установка прав на работу с документами;

-      контроль исполнения документа;

-      поддержка коллективной работы с документом.

Пример: Staff Ware.

 

3. Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности

 

Информационное обеспечение подразделяется на машинное и внемашинное.

Автоматизация информационных потоков и документооборота, достигается путем использования технических средств сбора, регистрации, обработки данных, создания первичных и результативных документов, а также средств передачи данных на любые расстояния.

Комплекс технических средств составляют:

·     компьютеры любых моделей;

·     устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

·     устройства передачи данных и линий связи;

·     оргтехника и устройства автоматического съема информации;

·     эксплуатационные материалы и др.

Сеть – это совокупность программных, технических и коммуникационных средств, обеспечивающих эффективное распределение вычислительных ресурсов.

Являясь одновременно и продуктом, и мощным стимулом развития интеллекта человека, сеть позволяет:

·      построить распределенные хранилища информации (базы данных);

·      расширить перечень решаемых задач по обработке информации;

·      повысить надежность информационной системы за счет дублирования работы ПК;

·      создать новые виды сервисного обслуживания, например электронную почту;

·      снизить стоимость обработки информации.

Многообразие компьютерных сетей и форм взаимодействия ПК порождает насущную проблему их интеграции или, по крайней мере, соединения на уровне обмена сообщениями.

В распределенных системах используются три интегрированные технологии.

1.         Технология «клиент – сервер».

2.         Технология совместного использования ресурсов в рамках глобальных сетей.

3.         Технология универсального пользовательского общения в виде электронной почты.

 

4. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

 

Пользователь ПЭВМ часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов – писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Для подготовки документов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения фиксируются. При распечатке выводится отформатированный текст, в котором учтены все исправления. Пользователь может переносить части текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном количестве экземпляров.

Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются текстовыми процессорами (Word Processors) или редакторами.

Существует несколько сотен редакторов текстов – от самых простых до весьма мощных и сложных. Наиболее распространенные Microsoft Word (версии для DOS и Windows), WordPerfect, WordStar, WordStar 2000. В США наиболее распространены Microsoft Word для Windows и WordPerfect, в Европе и в России Microsoft Word (версии для DOS и Windows).

Основные функции текстовых процессоров:

1.      Ввод и форматирование текста

2.      Хранение и воспроизведение

3.      Разметка

4.      Редактирование

5.      Верстка

6.      Печать

7.      Орфография

8.      Деловая графика

Новые функции, реализуемые в последних версиях Word:

1.   Мастер создания писем.

2.   Фоновая проверка грамматики.

3.   Средства рисования таблиц.

4.   Решение для Internet-Intronet:

·     гипертекстовые ссылки

·     создание HTML страниц

5.   Инструментарий для коллективной работы.

6.   Электронная почта, списки-ссылки.

Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ).

Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

Excel предоставляет большой набор возможностей по графическому представлению данных. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов).

Новые функции Excel-2000

1.   Автокоррекция при вводе формул

2.   Настраиваемые ячейки

3.   Новые показатели

4.   Наглядная печать

5.   Многоступенчатая отмена

6.   Решение для Internet-Intronet

7.   Web-запросы

8.   Многопользовательский режим работы

9.   Импорт из HTML формата

 

5. Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе систем управления базами данных (СУБД)

 

Системы управления базами данных (СУБД) – это программные средства, предназначенные для ввода, наполнения, удаления, фильтрации и поиска данных.

Типы структур БД:

             Линейные списки.

             Цепной список.

             Инвертированный файл.

             Индексный файл.

Существует широкий спектр реляционных СУБД для приложений различного масштаба. Разработан международный стандарт языка запросов SQL, ставший универсальным интерфейсом коммерческих реляционных СУБД.

Вместе с тем в последние годы четко обозначилась тенденция развития СУБД в объектном направлении. Объектная (объектно-ориентированная) модель не противоречит реляционной модели данных, а дополняет и развивает последнюю (точнее сказать – реляционная модель является частным случаем объектной формы представления данных).

Безопасность СУБД – защищенность системы от случайного или преднамеренного вмешательства в нормальный процесс ее функционирования, от попыток хищения информации, модификации или разрушения ее компонент.

Методы и средства обеспечения безопасности информации в СУБД:

1. Физическое преграждение пути к защищаемой информации (к аппаратуре, посетителям).

2. Управление доступом информации:

·     идентификация пользователя;

·     авторизация (проверка полномочий);

·     регистрация обращения к защищенным ресурсам;

·     реагирование системы при попытках несанкционированных действий.

3. Механизм шифрования.

4. Регламентация, т.е. создание таких условий автоматизации, обработки, хранения и передачи информации, при которых нормой стандарта по защите выполняется в наибольшей мере.

5. Принуждение – метод защиты, при котором пользователь и персонал вынуждены соблюдать правила обработки и передачи информации под угрозой ответственности.

6. Морально-этические средства защиты информации, включающие нормы поведения, складывающиеся в компании по мере развития.

6. Сетевые технологии и системы распределенной обработки информации

Основные отличия ГВС и ЛВС:

ГВС связывают ПК на значительных расстояниях, ЛВС на небольшие (в рамках одной организации).

ГВС – общедоступные каналы связи (телефонные линии, спутниковая связь), ЛВС – специальные каналы связи.

INTERNET – новая технология информационной коммуникации, объединяющая мировые программно-оперативные ресурсы и содержащая огромное кол-во информации на разнообразную тематику.

Имеется два типа доступа в INTERNET.

1. Режим Shell.

К интерфейсу подключается только ПК провайдера.

Основные черты:

– пользователь связан с провайдером через интерпретатор команд (Shell).

– К Internet подключен только ПК провайдера.

2. SLIP / PPP (Serial Line Internet Protocol)

– ПК пользователя становится частью Internet.

– провайдер выступает в качестве проводника данных, соединяющий наш ПК с основными частями Internet

Поиск информации в INTERNET производится с помощью поисковых систем. Наиболее распространенные из них: Яндекс, Апорт, Гугл.

Список литературы

 

1. Борзов К.Л. Менджмент. – М.: Юристъ, 2003.

2. Волков В.И. Информация и менеджмент. М., 2005

3. Менеджмент: Конспект лекций. – М., 200674. Информационные системы в экономике (под редакцией В.Д. Камаева). М., 2006.

4. Информационное обеспечение в управлении предприятием. Учебник (под редакцией А.С. Буханцева). М., 2007.

Еще из раздела Менеджмент:

• Реферат: Роль конфликта в менеджменте
• Курсовая работа: Анализ закупок и сбыта сельхозпродукции на предприятии
• Реферат: Стратегія і конкурентна перевага
• Курсовая работа: Инновационный процесс
• Реферат: Лидерство и власть
• Реферат: Преимущества и недостатки источников финансирования деятельности предприятия
• Курсовая работа: Процессы организации

---