Бухгалтерский учет и аудит: Аудит кассовых операций, Контрольная работа

Введение

Кассовыми являются операции, связанные с приемом, хранением и расходованием наличных денежных средств. Объемом имеющихся у предприятия денег как важнейшего платежного средства определяется платежеспособность предприятия - одно из важнейших характеристик его финансового положения. Денежные средства являются единственным видом оборотных средств, обладающим абсолютной ликвидностью, то есть немедленной способностью выступать средствам платежа по обязательствам предприятия. Каждое предприятие ежедневно осуществляет или получает различного рода платежи. В рыночных условиях особую актуальность приобретают вопросы четкой организации бухгалтерского учета и контроля денежных расчетов, поскольку денежная стадия кругооборота средств играет огромную роль в хозяйственной жизни предприятия любой формы собственности.

Поэтому искусство управления денежными потоками заключается не в том, чтобы накопить как можно больше денег, а в оптимизации их запасов, в стремлении к такому планированию движения денежных средств, чтобы к каждому очередному платежу предприятия по своим обязательствам обеспечивалось поступление денег от покупателей и других дебиторов при сохранении необходимых резервов. Важнейшими инструментами при этом выступают грамотный бухгалтерский учет, а также регулярный аудит кассовых операций, которые позволят своевременно обнаружить недостатки в системе учета денежных средств и предотвратить возможные отрицательные последствия, которыми могут стать утрата платежеспособности организации, штрафные санкции контролирующих органов и др.

Вышеизложенные факты подтверждают актуальность темы контрольной работы – «Аудит кассовых операций».

Целью контрольной работы является изучение порядка аудита наличных денежных средств в кассе.

В соответствии с указанной целью в работе будут решаться следующие задачи:

-  изучить цель, информационную базу и общий порядок проведения аудита кассовых операций;

-  ознакомиться с аудиторскими процедурами и методикой проведения аудита кассовых операций;

-   описать порядок проведения и результаты аудиторской проверки кассовых операций в организации.

В соответствии с поставленными задачами в процессе работы использовались теоретико-методологические и методические разработки в области бухгалтерского учета и аудита таких отечественных специалистов, как Кондраков Н.П., Богатая Н.Н., Подольский В.И., Шеремет А.Д. и др.

В данной работе в качестве нормативно-правовой базы были использованы законодательные акты РФ, приказы Министерства финансов РФ.

1. Цель, информационная база и общий порядок проведения аудита кассовых операций

Целью проверки кассовых операций является формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности по разделу «Денежные средства» и соответствии порядка ведения кассовых операций действующим в Российской Федерации нормативным документам [14].

Аудит кассовых операций имеет свои особенности. Неотъемлемой чертой аудиторской проверки операций по кассе является значительная трудоёмкость её проведения и большое количество сопутствующих процедур, применяемых в ходе работы аудитора [15].

Аудит кассовых операций осуществляется на основании следующих нормативных документов:

- Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» от 30.12.08 № 307-ФЗ [1];

- Федеральный закон от 21.11.1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [2];

- Федеральный закон от 22.05.2003г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» [3];

- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993г. № 40 [5];

- Положение Банка России от 05.01.1998г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» [6];

- - Постановление Госкомстата России от 18.08.1998г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» [8].

У аудируемого лица необходимо запросить следующие документы:

- бухгалтерский баланс (форма № 1);

- отчет о движении денежных средств (форма № 4);

- главная книга;

- оборотно-сальдовая ведомость;

- регистры бухгалтерского учета по счетам 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», кассовая книга;

- отчеты кассира, приходные и расходные кассовые ордера, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15), акт ревизии наличных денежных средств, справка из банка об установлении лимита остатка наличных денег в кассе, акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма № КМ-1), акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма № КМ-2), акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3), журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4), журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5), справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6), сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма № КМ-7), журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8), акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).

При аудите кассовых операций последовательно проверяются [11]:

- правильность документального оформления кассовых операций;

- сохранность наличных денежных средств в кассе;

- соблюдение установленного лимита остатка денежных средств в кассе;

- правильность применения контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении расчетов с населением;

- полнота и своевременность оприходования денежных средств и отражение данных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Проверяя расходование наличных денежных средств из кассы, следует обратить внимание на юридическую обоснованность выдачи денег, т.е. на наличие приказов и распоряжений на премирование сотрудников, на оказание материальной помощи, на командировки, на выдачу средств на представительские расходы; доверенностей от сторонних организаций; исполнительных листов и др. Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку. Если организация ведет расчеты с физическими лицами с применением ККТ, то необходимо проверить, вся ли ККТ прошла регистрацию в государственной налоговой инспекции, о чем будут свидетельствовать карточки регистрации ККТ. Журналы регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин должны вестись по форме № КМ-5, они должны быть прошиты, пронумерованы, подписаны руководителем, главным бухгалтером и представителем налогового органа [11].

Обобщая опыт проведения аудиторских проверок, можно сделать вывод, что наиболее распространенными нарушениями, которые выявляются в ходе проверки кассовых операций, являются [12]:

- отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;

- выплаты подотчетным лицам на основании документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;

- несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;

- арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета;

- неполное оприходование денежной выручки, выразившееся в том, что кассиры оставляют в кассах организации небольшой размер денежных средств на «размен».

Последовательность работ при проведении аудита денежных средств можно разделить на три этапа [11]:

- ознакомительный;

- основной;

- заключительный.

На каждом этапе должны быть выполнены определенные процедуры проверки, позволяющие достигнуть цели и решить задачи аудита денежных средств.

Приступая к проверке операций, аудитор выясняет правильность их документального оформления (полнота заполнения реквизитов приходных и расходных документов; обязательная регистрация приходных и расходных ордеров, платёжных ведомостей и др., наличие подписей ответственных лиц и получателей денежных средств; отсутствие исправлений, подчисток и т. п.). Для этого изучаются отчеты кассира с приложенными документами и Кассовая книга. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана печатью и вестись в одном экземпляре. Дополнительные кассовые книги разрешается вести на предприятиях, имеющих кассы в подразделениях, территориально удаленных от административного здания, а также, при осуществлении операции с наличной валютой (по каждой валюте отдельно). Записи в Кассовой книге должны быть идентичны записям в отчете кассира и подтверждаться первичными документами [15].

Если на предприятии учет кассовых операций компьютеризирован, то допускается ведение кассового дневника, листы которого распечатываются на принтере в 2-х экземплярах (первые экземпляры периодически сброшуровываются в виде книги, второй - служит отчётом кассира). В этом случае аудитор должен убедиться самостоятельно или привлечением эксперта в защищённости программы от несанкционированного доступа кассира и других лиц с целью изменения нумерации документов (программа должна генерировать следующий но мер приходных и расходных документов автоматически, при их подготовке и распечатке бланков).

2. Аудиторские процедуры и методика проведения аудита кассовых операций

 

Аудиторские процедуры при проверке кассовых операций следующие [15]:

- проверка своевременного и полного отражения в бухгалтерском учете операций с денежными средствами при соблюдении требований законодательства Российской Федерации;

- правильное документальное оформление операций с денежными средствами в соответствии с установленными правилами ведения кассовых операций;

- контроль за сохранностью денежных средств, документов в кассе и их целевым использованием;

- своевременное проведение инвентаризации денежных средств в кассе, выявление ее результатов и отражение на счетах бухгалтерского учета.

При составлении программы проверки следует оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации. С помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета в организации. О недостаточной эффективности внутреннего контроля могут свидетельствовать такие факты [15]:

-  отсутствие в организации постоянно действующей системы проведения внезапных ревизий (инвентаризаций) кассы;

-  наличие признаков формального проведения ревизий кассы (например, одни и те же лица в ревизионной комиссии);

-  отсутствие в организации приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок кассы;

-  отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на другого работника без письменного распоряжения руководителя организации;

-  отсутствие договоров о полной материальной ответственности с кассиром;

-  предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам помимо руководителя организации и главного бухгалтера, не отраженное распоряжением руководителя организации.

Низкая оценка эффективности внутреннего контроля потребует увеличения объемов аудита и усиления внимания на данном участке проверки.

2.1 Инвентаризация кассы

Прибыв на место проверки, аудитор может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера организации. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не списанных в расход денег [15].

Результаты инвентаризации оформляются актом, который подписывает кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитору необходимо выяснить [15]:

- обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;

- имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;

- застрахована ли касса организации;

- соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа);

- соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.

Если штатным расписанием организации не предусмотрена должность кассира, его обязанности могут быть возложены на другого штатного работника с его согласия и при обязательном заключении с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

2.2 Проверка соблюдения лимита остатка наличных средств в кассе

Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями организации. Лимит остатка кассы для организаций с 01.01.98 устанавливается в соответствии с Положением ЦБ РФ от 05.01.98 № 14- П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» [6].

Организации обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. По организации, не представившей расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а несданная денежная наличность - сверхлимитной (п. 2.5 Положения [6]).

К аудиторской проверке должна быть представлена справка банка об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе. Далее аудитор проверяет, соблюдается ли утвержденный лимит. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 3 рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности работникам организации [15].

2.3 Проверка правильности, своевременности и полноты оприходования наличных денежных средств

Денежные средства могут поступать в кассу из банков, от работников организации в оплату каких-либо услуг, могут быть остатками неиспользованных авансов и др.

Аудитор проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег). Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков [15].

Направления использования денежных средств и их целевое назначение организация определяет по своему усмотрению. Владельцы счета на обороте денежных чеков указывают целевое назначение получаемых денежных сумм. Согласно действующему законодательству меры ответственности к организациям, допустившим нецелевое использование денег, полученных в банке, не предусмотрены. Однако коммерческие банки могут проверять целевое использование организациями полученных в банках денежных средств и при необходимости предъявлять к ним соответствующие требования.

Аудитор должен проверить полноту оприходования выручки от реализации продукции основного производства, общественного питания, услуг вспомогательных и обслуживающих производств, жилищно-коммунального хозяйства. При этом следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами) по реализации продукции (работ, услуг) [15].

2.4 Проверка соблюдения предельного размера расчетов наличными деньгами с юридическими лицами

Правила осуществления расчетов в России устанавливаются ЦБ РФ. Он устанавливает предельные размеры расчетов наличными деньгами. На сегодняшний день этот лимит для расчетов между юридическими лицами составляет 100 тыс. руб. согласно Указанию Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» [9].

В ходе проверки аудитор выявляет случаи превышения расчета наличными между организациями и своевременно информирует руководителя о возможных санкциях.

2.5 Проверка расходования наличных денег из кассы

Аудиторская практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам и подотчетными суммами [10].

Заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, которые подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Все выплаты должны быть персонифицированы и содержать подпись получателя денег. Возможна выдача денег по доверенности, в этом случае кассир делает запись «по доверенности», а саму доверенность прикрепляется к ведомости.

При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует установить, все ли внесенные в них лица являются работниками данной организации [14].

Для предупреждения подобных нарушений отдел кадров должен визировать платежные ведомости до выплаты денег по ним.

Остановимся подробно на проверке операций по выдаче денег из кассы в подотчет [14].

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств из кассы на предстоящие командировочные, представительские расходы, а также для оплаты хозяйственных (канцелярских, почтово-телеграфных) расходов, а также расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту и в розничной торговле, и других хозяйственных расходов. В бухгалтерском учете подотчетные суммы отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Порядок ведения кассовых операций (п.11 [5]) регламентирует, что лица, получившие наличные деньги подотчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Аудитор проводит соответствующие процедуры, чтобы выяснить, своевременно ли в организации закрываются подотчетные суммы. Если проверкой будет выявлено, что подотчетные суммы числятся за получившим их работниками дольше установленного срока, то аудитору нужно получить письменные объяснения от соответствующих должностных лиц. Следует также предупредить и работников бухгалтерии, и подотчетное лицо о необходимости включить непогашенную подотчетную сумму в совокупный облагаемый доход гражданина [14].

Все случаи неполного набора документов по расходным кассовым операциям должны быть зафиксированы аудитором, по ним подсчитывается итог и соизмеряется с кредитовым оборотом по счету 50 для определения уровня существенности ошибок.

3. Описание результатов аудиторской проверки кассовых операций в ОАО «Надежда»

 

3.1 Краткая характеристика организации

Предприятие «Надежда» представляет собой акционерное общество открытого типа и ведет свою деятельность на основе Гражданского кодекса Российской Федерации. Открытое акционерное общество «Надежда» учреждено в соответствии с Федеральным законом от 26.12.95 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Общество является юридическим лицом и действует на основе Устава и Учредительного договора, имеет собственное имущество, самостоятельный баланс и расчетный счет.

Акционерами ОАО «Надежда» являются Полное товарищество «Надежда», ООО «Агросил». Они не отвечают по обязательствам общества и несут риск убытков, связанных с его деятельностью, в переделах стоимости принадлежащих им акций. Общество обеспечивает ведение и хранение списка аффилированных лиц, где указываются сведения о каждом зарегистрированном лице, количестве акций и иные сведения.

Высшим органом управления обществом является Общее Собрание акционеров. К исключительной компетенции Общего Собрания относятся вопросы определения основных направлений социального и производственного (экономического) развития, утверждения планов и отчетов об их выполнении.

Совет директоров открытого акционерного общества «Надежда» осуществляет общее руководство обществом. Совет директоров - коллегиальный орган управления обществом, члены которого избираются Общим Собранием акционеров.

Руководство текущей деятельностью общества осуществляется единоличным исполнительским органом - генеральным директором общества. Он организует выполнения решений Общего Собрания акционеров и Совета директоров. Генеральный директор назначается Советом директоров на неопределенный срок и подчинен ему.

Имущество общества составляют основные фонды, оборотные средства и иные активы, стоимость которых отражается в балансе предприятия. Источниками формирования имущества являются вклады акционеров, доходы от деятельности, от ценных бумаг, банковские и другие кредиты.

Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указанием на место нахождения. Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием и собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.

Целью деятельности общества является получение прибыли. Общество осуществляет следующие виды деятельности:

- производство, хранение, перевозка, реализация продукции сельского хозяйства;

- выращивание зерновых и зарнобобовых культур, картофеля, масляничных культур, сахарной свеклы, кормовых культур; заготовка растительных кормов;

- разведение свиней, крупного рогатого скота;

- торгово-посредническая деятельность;

- оказание услуг по проведению сельскохозяйственных работ.

Кроме того, общество осуществляет прочие виды деятельности, не запрещенные законодательством.

Общество самостоятельно планирует и определяет свою деятельность и планы развития, исходя из спроса на оказываемые услуги, учитывая социальные нужды и интересы общества, его акционеров и членов трудового коллектива. Основу такого общества составляют договора, заключенные с потребителями услуг и поставщиками. В своей деятельности общество учитывает интересы потребителей и обеспечивает высокий уровень качества.