Класифікація документів Документ — основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність. Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті. У практичній діяльності установ організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом. Види документів визначають за такими ознаками: найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.; походженням — службові (офіційні) й особисті* • службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку; • особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності; місцем виникнення — внутрішні та зовнішні: • внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено; • зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями; призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу; напрямком — вхідні й вихідні; формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні): • стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення); • індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх-друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви); строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові: • звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги; • термінові — зі встановленим строком виконання. До них , належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма); • дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»; ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності; стадіями створення — оригінали, копії й виписки: • оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою; • копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу; • за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг); • якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні; складністю — прості (односкладові) й складні; строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання; технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом; носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці. Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством. ОБЛІКОВО-ФІНАНСОВІ ДОКУМЕНТИ Таблиця Таблиця —це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку й за графами. Матеріал у таблиці систематизований, на першому плані виступають цифри. У таблицях не використовуються дієслівні форми, прислівники. Найчастіше вживаються слова разом, усього, у тому числі. Таблиця складається з таких реквізитів: 1) номера; 2) тематичного заголовка; 3) заголовної частини, яка розміщується вгорі (розділові знаки в кінці заголовків і підзаголовків не ставляться); 4) основної частини, що містить графи й рядки; 5) примітки (якщо вони є) виносяться в окрему колонку або за межі таблиці. Таблиця має бути компактною і наочною. Зразок таблиці: Таблиця № 5 Затверджено вченою радою факультету (вузу)_____________ Протокол №____ від «___» _______ 1995 р. План підготовки кандидатів наук на 1995—2000 роки __________факультету
Правопис складних прикметників Складні прикметники пишуться разом і через дефіс. Разом пишуться: 1. Складні прикметники, утворені від .складних іменників, що пишуться разом: лісостеповий, радіофізичний, самохідний. 2. Складні прикметники, утворені від сполучення слів, залежних одне від одного (підрядний зв'язок між словами): а) від прикметника з іменником: народногосподарський (народне господарство), східнослов'янський (східні слов'яни); б) від числівника з іменником: двадцятиповерховий, п'ятнадцятирічний (але: 125-річний); в) від дієслова з іменником: сталеплавильний, деревообробний, машинобудівний; г) від прислівника з прикметником чи дієприкметником: важкохворий, вищеназваний, свіжо зрубаний. Примітка. Такі прикметники слід відрізняти від словосполучень, що складаються з прислівника та прикметника чи дієприкметника: суспільна корисний, суспільна необхідний, чітко виражений, різко окреслений. Прислівник у таких словосполученнях пишеться окремо від прикметника чи дієприкметника тому, що він логічно наголошується, є членом речення. 3. Складні прикметники-терміни: складносурядний, новогрецький, дрібнокаліберний, геологорозвідувальний. Через дефіс пишуться: 1. Складні прикметники, утворені від складних іменників, які пишуться через дефіс: віце-президентський (віце-президент), унтер-офіцерський (унтер-офіцер). 2. Складні прикметники, між частинами яких встановлюється сурядний зв'язок (можна поставити сполучник І): південно-східний, мовно-літературний, навчально-виховний, масово-політичний. 3. Складні прикметники, що означають різні кольори або відтінки кольорів: жовто-зелений, блідо-рожевий (але: жовтогарячий — один колір), а також ті, що виражають якість з додатковим відтінком: кисло-солодкий, гіркувато-солоний. 4. Складні прикметники, перша основа яких закінчується на -ико (-іко): історико-культурний, механіко-математичний. 5. Складні прикметники з першою частиною військова-, воєнна-: військово-морський, воєнно-стратегічний (але: військовозобов'язаний, військовополонений). 6. Складні прикметники, в яких перша складова частина не має прикметникового суфікса, але за змістом однорідна з другою частиною й приєднується до неї за допомогою сполучного голосного о або е, м'ясо-молочний, крохмале-патоковий. Примітка. Складні прикметники цього типу, що виступають як наукові терміни, пишуться разом: зернобобові, головоногі. 7. Складні прикметники, в яких повторюються ті самі або споріднені слова з метою підсилення значення: білий-білий, давній-прадавній. 8. Складні назви проміжних сторін світу: південно-східний, північно-західний. |