Загальні вимоги до складання та оформлення документів. Класифікація документів - Діловодство - Скачать

Класифікація документів

Документ — основний вид ділового мовлення. Він фік­сує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єк­тивність.

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у за­фіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному по­рядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Види документів визначають за такими ознаками:

найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

походженням — службові (офіційні) й особисті*

• службові документи створюються організаціями, підпри­ємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;

• особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності; місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:

• внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;

• зовнішні є результатом спілкування установи з іншими ус­тановами чи організаціями;

призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інфор­маційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо осо­бового складу;

напрямком — вхідні й вихідні;

формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):

• стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визна­ченими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

• індивідуальні документи створюються в кожному конкрет­ному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх-друку­ють або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й ду­же термінові:

• звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

• термінові — зі встановленим строком виконання. До них , належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

• дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;

ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

стадіями створення — оригінали, копії й виписки:

• оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

• копія — це точне відтворення оригіналу. На копії докумен­та обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

• за потреби відтворити не весь документ, а лише його час­тину, робиться виписка (витяг);

• якщо документ загублено, видається його другий примір­ник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;

складністю — прості (односкладові) й складні;

строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 ро­ків) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх ство­рення називаються діловодством.

ОБЛІКОВО-ФІНАНСОВІ ДОКУМЕНТИ

Таблиця

Таблиця —це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку й за графами.

Матеріал у таблиці систематизований, на першому плані ви­ступають цифри. У таблицях не використовуються дієслівні форми, прислівники. Найчастіше вживаються слова разом, усього, у тому числі.

Таблиця складається з таких реквізитів:

1) номера;

2) тематичного заголовка;

3) заголовної частини, яка розміщується вгорі (розділові знаки в кінці заголовків і підзаголовків не ставляться);

4) основної частини, що містить графи й рядки;

5) примітки (якщо вони є) виносяться в окрему колонку або за межі таблиці.

Таблиця має бути компактною і наочною.

Зразок таблиці:

Таблиця № 5

Затверджено вченою радою

факультету (вузу)_____________

Протокол №____ від «___» _______ 1995 р.

План підготовки кандидатів наук

на 1995—2000 роки __________факультету

Правопис складних прикметників

Складні прикметники пишуться разом і через дефіс. Разом пишуться:

1. Складні прикметники, утворені від .складних іменників, що пишуться разом: лісостеповий, радіофізичний, самохідний.

2. Складні прикметники, утворені від сполучення слів, залеж­них одне від одного (підрядний зв'язок між словами):

а) від прикметника з іменником: народногосподарський (на­родне господарство), східнослов'янський (східні слов'яни);

б) від числівника з іменником: двадцятиповерховий, п'ятнадцятирічний (але: 125-річний);

в) від дієслова з іменником: сталеплавильний, деревообробний, машинобудівний;

г) від прислівника з прикметником чи дієприкметником: важ­кохворий, вищеназваний, свіжо зрубаний.

Примітка. Такі прикметники слід відрізняти від словосполучень, що складаються з прислівника та прикметника чи дієприкметника: суспільна корисний, суспільна необхідний, чітко виражений, різко окреслений.

Прислівник у таких словосполученнях пишеться окремо від прикметника чи дієприкметника тому, що він логічно наголошується, є членом речення.

3. Складні прикметники-терміни: складносурядний, новогрець­кий, дрібнокаліберний, геологорозвідувальний. Через дефіс пишуться:

1. Складні прикметники, утворені від складних іменників, які пишуться через дефіс: віце-президентський (віце-президент), унтер-офіцерський (унтер-офіцер).

2. Складні прикметники, між частинами яких встановлюється сурядний зв'язок (можна поставити сполучник І): південно-східний, мовно-літературний, навчально-виховний, масово-політичний.

3. Складні прикметники, що означають різні кольори або від­тінки кольорів: жовто-зелений, блідо-рожевий (але: жовтогаря­чий — один колір), а також ті, що виражають якість з додатковим відтінком: кисло-солодкий, гіркувато-солоний.

4. Складні прикметники, перша основа яких закінчується на -ико (-іко): історико-культурний, механіко-математичний.

5. Складні прикметники з першою частиною військова-, воєнна-: військово-морський, воєнно-стратегічний (але: військо­возобов'язаний, військовополонений).

6. Складні прикметники, в яких перша складова частина не має прикметникового суфікса, але за змістом однорідна з другою час­тиною й приєднується до неї за допомогою сполучного голосного о або е, м'ясо-молочний, крохмале-патоковий.

Примітка. Складні прикметники цього типу, що виступають як наукові терміни, пишуться разом: зернобобові, головоногі.

7. Складні прикметники, в яких повторюються ті самі або спо­ріднені слова з метою підсилення значення: білий-білий, давній-прадавній.

8. Складні назви проміжних сторін світу: південно-східний, пів­нічно-західний.